En PitStop Cloud la factura electrónica no es un trámite aparte. Cuando el trabajo termina, los repuestos y la mano de obra de la orden pasan directamente al comprobante, que se emite ante Hacienda con el formato de la versión 4.4.
El error más común al facturar en un taller es volver a escribir lo que ya estaba en la orden: se olvida un repuesto, se cambia un precio o se pone mal la cédula. En PitStop Cloud la factura toma las líneas de la orden de trabajo, con sus cantidades, precios e impuestos, y los datos del cliente que ya se registraron en la recepción.
Si necesita facturar algo que no viene de una orden, como la venta de un repuesto en mostrador, también puede crear el comprobante directamente.
El módulo de facturación maneja los tipos de comprobante que un taller usa normalmente:
Cada línea de un comprobante lleva su código CABYS. PitStop Cloud incluye un buscador de CABYS para asignarlo a sus repuestos y servicios una sola vez, desde el catálogo. Al escribir la cédula del cliente, el sistema consulta el nombre registrado en Hacienda, y la actividad económica del taller se elige de la lista oficial.
El taller emite con sus propias credenciales de Hacienda y su llave criptográfica, que se configuran una vez en los ajustes. Los consecutivos se llevan solos por tipo de comprobante.
Después de enviar un comprobante, usted ve su estado: si Hacienda lo aceptó, si todavía está en proceso o si lo rechazó. Cuando hay un rechazo, el sistema explica en palabras sencillas qué significa el mensaje de Hacienda y qué se puede corregir, para no tener que descifrar el XML.
El comprobante se puede reenviar al cliente por correo electrónico, por WhatsApp con el enlace al PDF, o descargar en PDF. El medio de pago (efectivo, tarjeta, transferencia o SINPE Móvil) y la condición de venta quedan registrados; si la venta es a crédito, el saldo pasa a cuentas por cobrar.
Las facturas electrónicas de sus proveedores también cuentan. PitStop Cloud registra los gastos a partir del XML de Hacienda y le recuerda responder la aceptación a tiempo: el plazo es de aproximadamente ocho días hábiles desde la emisión, y sin esa respuesta no puede usar el IVA de la compra como crédito.
Con ventas y compras en el mismo sistema, el resumen de IVA para la declaración mensual sale de los comprobantes reales, no de una hoja aparte. Siempre recomendamos que su contador revise la declaración antes de presentarla.